Poznajmy się!

Etykieta w biznesie

Warto poznawać nowych ludzi, poszerzać swoje grono kontaktów zawodowych oraz dbać o te relacje, które już mamy. Spotykaniu i poznawaniu nowych ludzi towarzyszą pewne formy grzecznościowe, które są niezmienne do dziesięcioleci i powszechne w prawie wszystkich kulturach biznesowych na świecie. Warto znać te zasady, żeby od razu zrobić dobre wrażenie, które długo zapada w pamięć.

Etykieta w biznesie

Każdemu spotkaniu towarzyszą trzy podstawowe elementy: powitanie, przedstawienie (się) oraz uścisk dłoni. W relacjach towarzyskich osobą, która się pierwsza wita jest osoba młodsza wiekiem lub mężczyzna. W relacjach formalnych wiek i płeć nie mają znaczenia. Jako pierwsza wita się osoba niższa rangą lub funkcją, jeśli do powitania dochodzi w ramach jednej firmy lub organizacji lub osoba dołączająca się do grupy, czy to wchodząc do sali konferencyjnej, a nawet windy, czy dosiadając się do stolika na przyjęciu, czy podchodząc osób prowadzących już rozmowę. Witając się wystarczy powiedzieć „Dzień Dobry” lub „Dobry Wieczór”, w zależności od pory dnia. Niestosowne jest witanie się słowem „Witam”, ponieważ sugeruje ono wyższość wypowiadającej go osoby. Poza tym, zarezerwowane jest głównie dla gospodarzy, którzy witają w ten sposób swoich gości. Gospodarzem może być minister lub prezes firmy goszczący zagraniczną delegację, Pan i Pani domu, wykładowca akademicki, szef restauracji lub dziennikarz prowadzący program radiowy lub telewizyjny. Dlatego stosowanie tego zwrotu w podczas spotkań, a także w korespondencji jest błędem, a nawet nietaktem.

Po powitaniu następuje przedstawienie. Jeśli nie ma innej możliwości możemy przedstawić się sami, oczywiście wyraźnie z imienia i nazwiska. Ale najlepiej zostać przedstawionym przez kogoś trzeciego. Przy tej czynności znowu ważna jest kolejność. W relacjach towarzyskich osoby młodsze przedstawiamy osobom starszym, a mężczyzn kobietom. W jakiej zatem kolejności przedstawić sobie 20-kilkuletnią dziewczynę i 50-letniego mężczyznę? W tym przypadku wiek będzie miał większe znaczenie, więc młodszą kobietę przedstawiamy starszemu mężczyźnie. W relacjach oficjalnych osoby na niższych stanowiskach są przedstawiane osobom na wyższych stanowiskach. Najlepiej obrazuje to ceremonia oficjalnego powitania na dziedzińcu Pałacu Prezydenckiego, kiedy podczas wizyty oficjalnej głowy obcego państwa następuje prezentacja delegacji w kolejności wynikającej z precedencji państwowej. Najpierw Prezydent będący gospodarzem przedstawia towarzyszącą mu delegację. Następnie głowa państwa składająca wizytę przedstawia członków swojej delegacji. Analogicznie powinniśmy postępować przedstawiając swoich współpracowników podczas spotkań z przedstawicielami innych firm.

Etykieta w biznesie

Co należy powiedzieć przy przedstawieniu? Oczywiście przedstawiamy poszczególne osoby z imienia i nazwiska, warto jednak dodać coś na temat każdej osoby, wskazując na jej wykształcenie, zawód, doświadczenie zawodowe, wykonywaną funkcję.

W przypadku delegacji państwowych będzie to ranga uczestnika spotkania. W przypadku spotkań biznesowych, wyuczony zawód lub pozycja w firmie. Na przykład w ten sposób: Panie Prezesie, chciałbym przedstawić Pana Michała Kowalskiego, radcę prawnego w naszej firmie. Ta dodatkowa informacja pozwala, dwóm dopiero co poznanym sobie osobom, nawiązać rozmowę.

Na całym świecie powitaniom towarzyszy uścisk dłoni. Wywodzący się ze starożytności gest wyciągniętej pustej dłoni pokazuje, że nie jesteśmy uzbrojeni i mamy wobec siebie pokojowe i przyjazne zamiary. W relacjach towarzyskich pierwsza do powitania podaje dłoń osoba starsza wiekiem lub kobieta. W relacjach oficjalnych pierwsza podaje dłoń osoba na wyższym stanowisku, a wiek i płeć nie mają wtedy znaczenia. Dłoń podana do powitania powinna być czysta, sucha i ciepła. Do powitania podajemy całą dłoń, nie tylko palce. Uścisk dłoni nie powinien być zbyt silny, ale też nie anemiczny i nie powinien trwać dłużej niż kilka sekund. W tym czasie patrzymy osobie witanej w oczy, prezentujmy siebie, swoją firm i wymieniamy uprzejmości. Właściwy uścisk dłoni buduje naszą pozycję i rozpoczyna nową znajomość lub otwiera spotkanie biznesowe.

Paweł Grotowski
rys. Joanna Tatarska


Autor jest byłym pracownikiem KPRM i MSZ, prowadzącym obecnie szkolenia i konsultacje z Etykiety Biznesie i Protokołu Dyplomatycznego dla instytucji publicznych oraz biznesu.

Firmy i przedsiębiorców zainteresowanych pogłębieniem swojej wiedzy na temat Etykiety w Biznesie zapraszamy do kontaktu: protokol.szkolenia@wp.pl

 


Zapraszamy na szkolenie „Etykieta w biznesie z elementami protokołu dyplomatycznego”

Uczestnicy szkolenia poszerzają zasób swoich kompetencji miękkich, niezbędnych w komunikacji interpersonalnej, pracy zespołowej, czy realizacji projektów międzyinstytucjonalnych. Nabywają pewności siebie w relacjach służbowych i oficjalnych, co przekłada się na bardziej efektywną pracę, organizację spotkań i wizyt na najwyższym szczeblu z udziałem krajowych i zagranicznych gości. Zdobyta wiedza i umiejętności pozwalają na szybką i właściwą reakcję w niespodziewanych sytuacjach, umiejętne adoptowanie się do nowych okoliczności, zdobywanie nowych znajomości zawodowych oraz przede wszystkim budowę pozytywnego zewnętrznego wizerunku instytucji w relacjach krajowych i zagranicznych.

Więcej informacji znajdą Państwo tutaj.

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *